Registro De Operaciones
La Cuenta y sus Partes
Para conocer los importes con los cuales se formula la Balanza de comprobación y los estados financieros, es preciso llevar registros especiales donde se anoten todos los aumentos y disminuciones que sufren los diferentes valores o conceptos de activo, pasivo y capital, como consecuencia de las operaciones practicadas por el negocio.
Un elemento muy conveniente para resumir los aumentos y/o disminuciones en los renglones de los estados financieros es la cuenta.
Concepto
Para la contabilidad, la cuenta es el elemento que permite llevar a cabo la clasificación de las operaciones financieras y comerciales. A través de la cuenta se representa los elementos que componen financieramente a la empresa, como son bienes y derechos (activos), deudas u obligaciones (pasivo), inversión o patrimonio de los socios (capital),
los movimientos y resultados (ganancias o pérdidas).
La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos
Por tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, de pasivo y de capital. De las diferentes cuentas de activo, pasivo y capital se obtienen los importes con los cuales se formulan tanto la Balanza de comprobación como los estados financieros.
La cuenta se representa en el esquema de mayor, conocida también como “T”, ya que corresponde a una representación esquemática de un libro que agrupa las cuentas que integran la contabilidad de una empresa, conocido como libro mayor .
Partes de la cuenta
Nombre de la cuenta. El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara del valor o concepto a que se refiere, por ejemplo la cuenta que controla las alteraciones o variaciones que sufre el dinero en efectivo se llama “caja”; a su vez, la que controla los aumentos y/o disminuciones que sufren los depósitos a favor de la entidad y los cheques expedidos a su cargo, hechos en las distintas instituciones bancarias, se llama “bancos”.
Columnas de la cuenta. En todas las cuentas se incluyen dos columnas que tienen funciones diferentes:
Debe. Es la columna izquierda de una cuenta, donde se anotan los cargos o débitos.
Haber. Es la columna derecha de una cuenta, donde se anotan los abonos o créditos.
Movimientos de la cuenta. Es la suma de los cargos y de los abonos. Hay dos tipos de movimientos: movimiento deudor y movimiento acreedor.
Movimiento deudor. Es la suma de los cargos de una cuenta. En contabilidad se usan las siglas MD. Ejemplo:
Naturaleza de las cuentas
Las cuentas se clasifican en deudoras y acreedoras y así se designará su naturaleza.
Naturaleza deudora son las cuentas de Activo (circulante, fijo y diferido). Se dice que son cuentas de naturaleza deudora porque aumentan con los cargos (debe) y disminuyen con los abonos (haber) y su saldo debe mantenerse siempre en la columna del “debe” (saldo deudor).
Naturaleza acreedora son las cuentas de Pasivo (circulante, fijo y diferido) y lo son también las cuentas de Capital a excepción de la cuenta de Capital llamada “Pérdida del ejercicio o pérdida de ejercicios anteriores”.
Son cuentas de naturaleza acreedora porque aumentan con los abonos (haber) y disminuyen con los cargos (debe) y su saldo se mantiene siempre en la columna de “haber” (saldo acreedor).
Teoría de la Partida Doble
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Cuya esencia puede ser descrita en los siguientes términos:
A todo aumento de activo corresponde: un aumento de capital contable, un aumento de pasivo y/o una disminución del propio activo.
A toda disminución de pasivo corresponde: una disminución de activo, un aumento de capital contable y/o un aumento del propio pasivo.
A toda disminución de capital contable corresponde: una disminución de activo, un aumento de pasivo y/o un aumento del propio capital contable.
De acuerdo con lo anterior, pueden establecerse las normas que rigen la aplicación de la Teoría de la Partida Doble, como a continuación se indica:
Siempre que se registren uno o varios cargos, deben registrarse uno o varios abonos por el mismo importe.
Siempre que se registren uno o varios abonos, deben registrarse uno o varios cargos por el mismo importe
El catálogo de cuentas, definición y objetivos
El catálogo o plan de cuentas es una lista ordenada y pormenorizada de cada una de las cuentas que integran el activo, el pasivo, el capital contable, los ingresos y los egresos de una entidad; esto es, un listado de las cuentas que en un momento determinado son las requeridas para el control de operaciones de una entidades quedando sujeto, por ende, a una permanente actualización.
Algunas entidades o empresas utilizan un catálogo de cuentas y, por separado, un instrumento para su manejo; el primero se limita a una clasificación de las cuentas de mayor y el segundo consiste en un documento explicativo que describe las operaciones que se cargarán y acreditarán a cada cuenta.
Objetivos del catálogo de cuentas:
- Constituye una norma escrita de carácter permanente que limita errores de clasificación.
- Es estructura del sistema contable porque nos sirve para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones en las actividades correspondientes.
- Es la base para el análisis y registro uniforme de las operaciones.
- Constituye una guía, su manejo no requiere personal de alta especialización contable.
- Sirve de guía en la preparación de estados financieros.
- Sirve de guía en la preparación de presupuestos.
- Es imprescindible, cuando la contabilidad se lleva por computadora.
Importancia del catálogo de cuentas
Es importante tener un catálogo de cuentas que ofrezca flexibilidad para poder crecer cuando la empresa se expanda o se desarrolle.
Recordemos que la contabilidad, a través de un proceso de captación de operaciones, mide, clasifica, registra y resume con claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un catálogo adecuado a la operación del negocio, con flexibilidad para irse adecuando ordenadamente según las necesidades del negocio.
Para el registro de las operaciones en sistemas electrónicos de procesamiento de datos, esto es indispensable, ya que de no contar con un catálogo y un código, la computadora no puede procesar las operaciones ni producir la información que se le programe.
En sistemas de registro directo (máquinas de contabilidad) o manuales, también es necesario porque facilita el trabajo por tener un orden y una identificación numérica de las cuentas.
Un catálogo de cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza: cuentas de activo, cuentas de pasivo, cuentas de capital, cuentas de ingresos, cuentas de costos, cuentas de gastos. Esto facilita su localización al clasificar la operación, al hacer el registro y el resumen.
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